Jak stworzyć miejsce pracy w biurze

Treść artykułu

• Biuro pracy
• Jak to jest – nowoczesne biuro
• Meble biurowe
• Biuro pracy – oświetlenie
• Świeże i czyste powietrze w biurze – wentylacja
• Dekoracja biurowa
• Miejsce pracy biurowej z punktu widzenia nowoczesnego zarządzania
• Sortowanie
• Racjonalne rozmieszczenie (ustalone w kolejności)
• Czyszczenie dokumentów (zamiatanie)
• Normalizacja
• Wytrzymujący

W tym artykule: Planowanie nowoczesnego biura dobór mebli biurowych; wymagania dotyczące oświetlenia; świeże powietrze w biurze; dekoracja pomieszczeń; nowoczesne zarządzanie – System 5S.

Biuro pracy

Ile czasu spędzamy w pracy? Prawo ustanawia 8-godzinny dzień pracy, 40-godzinny (5-dniowy) i 48-godzinny (6-dniowy) tydzień pracy. W rzeczywistości musisz pozostać w miejscu pracy przez 9-10 godzin – duże ilości, pilne zadania, raporty, podsumowania itp. Miejsce pracy wypada najlepiej w dni powszednie, w domu można tylko oglądać telewizję i spać – efektywność i produktywność każdego pracownika w każdej firmie zależy od tego, jak poprawna jest organizacja miejsca pracy..

Jak to jest – nowoczesne biuro

Istnieją dwa główne schematy budowy biura: biura i korytarze między nimi (schemat klasyczny), otwarta przestrzeń biurowa (schemat amerykański). Klasyczne biuro to swego rodzaju dziedzictwo minionego stulecia, podzielone jest na grupy, biura i wydziały, drzwi gabinetów wyposażone są w tabliczki wskazujące, kto znajduje się w pomieszczeniu za nimi. Klasyczne biuro ma jedną wspólną cechę z biurem amerykańskiego projektu – zarząd firmy z reguły zajmuje najwyższe piętro budynku..

Amerykański układ biura ma kilka zalet jednocześnie: znaczną oszczędność miejsca (brak ścian wewnętrznych); demokracja (miejsca pracy są oddzielone tylko cienkimi przegrodami przy całkowitym braku drzwi wewnętrznych); łatwość wprowadzania zmian funkcjonalnych. Taki układ znacznie ułatwi kwestie komunikacji i koordynacji liniowej. Półprzezroczyste panele ścianek działowych, dzieląc otwarte biuro na obszary robocze, wykonują jednocześnie dwa zadania: tworzą iluzję odizolowanej przestrzeni dla pracowników i pomagają rozproszyć światło, praktycznie nie tworząc stref cienia.

Większość rosyjskich biur preferuje układ mieszany z elementami otwartego i klasycznego biura zgodnie z wizją wyższego kierownictwa – jest to bardziej prawdziwe, jeśli układ jest obliczany przez specjalistów.

Meble biurowe

Miejsce pracy w biurze jest nie do pomyślenia bez minimalnego zestawu mebli – stołu, szafki nocnej, regału i wygodnego krzesła. Najważniejsze w doborze mebli biurowych będzie ich ergonomia: maksymalny możliwy komfort i minimalne obciążenie ludzkiego ciała.

Weźmy na przykład klasyczne krzesło biurowe – możesz na nim siedzieć bez szkody dla ciała tylko przez 15 minut dziennie. Jednocześnie wygodne krzesło (podłokietniki, zagłówek, regulowana wysokość siedziska i ustawienie oparcia) redukuje obciążenie mięśni i kręgosłupa, wspierając ciało w całym obszarze styku.

Ergonomiczny stół biurowy nie musi mieć odpowiedniego kształtu geometrycznego – zakrzywione linie blatu pozwalają na jego szersze zastosowanie, ponieważ ludzkie dłonie nie mogą pokryć powierzchni przekraczającej 40 cm, tj. będziesz musiał sięgnąć po żądany dokument i nadwyrężać mięśnie pleców. A jednak – powierzchnia naprawdę dobrego biurka to nie mniej niż 1m².

Dodatkową wygodę do pracy zapewnią urządzenia pomocnicze: stojaki, tace i różne nadbudówki. Ale ważne jest, aby nie przeciążać nimi pulpitu, używać mobilnych stolików nocnych i półek na zawiasach. Pierwsza zasada biurowa – wszystko powinno być pod ręką, wystarczy to rozciągnąć.

Klawiatura komputerowa – niezbędny atrybut biura – musi być umieszczona na blacie jak najdalej od krawędzi, ponieważ W pozycji „podwieszonej” dłonie narażone są na chroniczne skręcenia. Dlatego zakup stolika z wysuwaną półką na klawiaturę to wyjątkowo niefortunna decyzja, która nie wpływa ani na wygodę, ani na zdrowie pracownika biurowego..

Szafy biurowe – należy je ustawić jak najbliżej biurka pracownika (oszczędność czasu), ale tak, aby nie blokowały przejścia głównego. Wymiary i materiał konstrukcyjny mebli gabinetowych mają znaczenie: otwarte wnęki szafek, przezroczyste półki i ściany ze szkła hartowanego optycznie powiększą przestrzeń, zapewnią większy komfort pracownikom biurowym i gościom.

Biuro pracy – oświetlenie

Praca w słabo oświetlonym pomieszczeniu jest stresująca dla oczu, co prowadzi do szybkiego ich zmęczenia. Dlatego należy podchodzić do układu lamp, rodzaju lamp w nich z nie mniejszą uwagą niż do kwestii planowania i wyposażenia. Wymagane jest uzyskanie jak najbardziej idealnego oświetlenia, które pozwoli pracownikowi o dowolnej ostrości wzroku łatwo rozróżnić znaki i symbole zarówno na papierze, jak i na monitorze komputera.

Na przykład nie należy budować oświetlenia świetlówkami – takie światło powoduje zmęczenie z powodu migotania (częstotliwość 50 Hz), najlepszym rozwiązaniem byłyby lampy halogenowe. Pełne oświetlenie jest obliczane przez specjalistów, dane początkowe będą przeznaczeniem każdego pomieszczenia, liczbą miejsc pracy, obecnością / brakiem naturalnych źródeł światła. Źródła sztucznego oświetlenia, jeśli zostaną prawidłowo zbudowane, stworzą niezbędny nastrój psychiczny pracowników i gości.

Świeże i czyste powietrze w biurze – wentylacja

Zapotrzebowanie na świeże powietrze w zamkniętych pomieszczeniach jest równie pilne, jak skuteczna klimatyzacja, zwłaszcza jeśli w tej samej przestrzeni znajdują się miejsca pracy kilku pracowników. Szkolny kurs biologii: wdychaj powietrze bogate w tlen – wydychaj dużą ilość dwutlenku węgla. Im więcej dwutlenku węgla się gromadzi, tym gorzej ludzie się czują – senność, ból głowy, gwałtowny spadek zdolności do pracy.

W zależności od pory roku problem rozwiązuje się przy otwartych oknach, jednak wraz z czystym powietrzem do biura wnikają hałasy z zewnątrz, zapachy i miejski kurz. Systemy podzielone, z nieznanego powodu, uważane za rozwiązanie problemu, w rzeczywistości niczego nie rozwiązują – po prostu nie mogą tego zrobić. Wewnętrzna suszarka do włosów systemu split doskonale kondycjonuje i oczyszcza powietrze z kurzu, ale nie zapewnia dopływu tlenu – jednostka zewnętrzna split jest zaprojektowana tak, aby chłodzić czynnik chłodniczy układu, a nie pobierać powietrza z zewnątrz. Ponadto w pomieszczeniu zawsze będzie jedno lub dwa miejsca pracy, wydmuchiwane przez strumień powietrza z suszarki typu split – gwarantowane jest chroniczne przeziębienie..

Optymalnym rozwiązaniem jest centralny system klimatyzacji, który wykonuje czyszczenie, chłodzenie / ogrzewanie, nawilżanie / osuszanie nawiewanego powietrza. Dzięki temu biuro będzie miało optymalny mikroklimat oraz stały dopływ świeżego, czystego powietrza o każdej porze roku..

Dekoracja biurowa

Z reguły aranżacja biura zaprojektowana jest w stylu tzw. „Biznesowym”, który można określić również jako bezosobowy. Plakaty, obrazy, reprodukcje i kompozycje witrażowe pomogą wprowadzić kolory do atmosfery biura. Za ich pomocą można jasno zdefiniować obszary pracy – na przykład recepcja (recepcja) musi być udekorowana w stylu wizerunkowym firmy, aby wywołać pozytywne pozytywne wrażenia dla odwiedzających.

Nagromadzenie się na parapetach niewygodnych roślin doniczkowych, tak charakterystycznych dla sowieckich instytucji, w nowoczesnym biurze jest absolutnie niemożliwe. Ale nie powinieneś ich całkowicie porzucać, wystarczy ostrożnie podejść do wyboru gatunków roślin i ich lokalizacji. Palmy doskonale sprawdzają się w salach i salach konferencyjnych, jedna duża roślina na biuro zarządu oraz kilka małych roślin na recepcję. Ozdobą godną każdego biura będzie ogród zimowy, w którym można odpocząć lub przeprowadzić spotkanie biznesowe w luźniejszej atmosferze. Dekorację biura roślinami lepiej powierzyć profesjonalnemu fitoprojektantowi..

Miejsce pracy biurowej z punktu widzenia nowoczesnego zarządzania

Oparty jest na systemie 5S, rozwijanym i z powodzeniem stosowanym przez japoński koncern Toyota od 50 lat..

Sortowanie

Pozwoli Ci to całkowicie rozwiązać problem chaosu w miejscu pracy, jaki tworzą różne niepotrzebne dokumenty i przedmioty (sprzęt) przechowywane przez lata „na wszelki wypadek”. Konieczne jest wspólne wysiłki, aby zidentyfikować i przenieść w określone miejsce (czerwona strefa) takich kandydatów „do eliminacji”, zaznaczając czerwonymi etykietami. Jeśli po miesiącu nie ma już potrzeby na przedmioty z czerwonej strefy, należy je sprzedać, poddać recyklingowi lub wyrzucić.

Racjonalne rozmieszczenie (ustalone w kolejności)

Do każdego dokumentu w biurze musisz przydzielić określone miejsce, w którym dokument jest zwracany po każdej kasie. Dzięki temu czas na znalezienie niezbędnych dokumentów i formularzy jest zminimalizowany..

Czyszczenie dokumentów (zamiatanie)

Pod koniec dnia roboczego każdy dokument należy zwrócić na swoje miejsce. Niedopuszczalne jest zaśmiecanie pulpitu stosami folderów i dokumentów – znalezienie odpowiedniego pośród nich zajmie czas pracy opłacony przez pracodawcę.

Normalizacja

W ramach konkretnej firmy konieczne jest wypracowanie standardów dla wszystkich procesów roboczych, a także komunikacji pionowej i poziomej pomiędzy oddziałami firmy. W rezultacie wiele różnych problemów, które pojawiają się każdego dnia, zostanie rozwiązanych w jak najkrótszym czasie i bez udziału zespołu zarządzającego..

Wytrzymujący

Konieczne jest zautomatyzowanie realizacji wszystkich dotychczasowych zasad wśród pracowników biurowych. Powinny stać się nawykiem, rodzajem normy zachowania w tym biurze..

Aby zidentyfikować potrzebę wprowadzenia systemu 5S, wystarczy przeprowadzić mały test, instruując pracownika, aby znalazł konkretny dokument (dowolny raport, formularz, umowa) i odnotował czas spędzony przez niego na poszukiwaniach. Jeśli odstęp czasu jest dłuższy niż minuta – pilnie potrzebne są drastyczne zmiany w zarządzaniu.